Статьи

Организация службы безопасности актуальна сегодня для любого бизнеса. Во многом она зависит от специфики деятельности компании. Если речь идет о производстве, система безопасности должна быть комплексной и многозадачной.

Потенциальных угроз на производственном объекте больше, чем в административном секторе. И эти угрозы часто неочевидны. С защитой от проникновения и предупреждением хищений все понятно. А чем может грозить предприятию сотрудничество с недобросовестным контрагентом, спрогнозировать можно не всегда. На это нередко не хватает ресурсов. Их может дать комплексная система безопасности.

Принято считать, что производственному предприятию достаточно физической охраны, пропускного режима, систем видеонаблюдения и контроля доступа. И в большинстве случаев это действительно так. Но недостаточно просто организовать КПП, посадить сторожа и выписать сотрудникам бумажные пропуска. Современная служба безопасности работает несколько иначе.

Внешние угрозы безопасности

ЧОПы и ЧОО при организации службы безопасности на предприятии должны учитывать его местоположение, криминогенную обстановку, внешние элементы защиты, размеры территории, вид и количество объектов вокруг.

Говоря об оценке службой безопасности внешних угроз, приведем в пример мебельное производство. Допустим, компания имеет большую территорию, на которой расположены цеха раскроя материала, сборки готовых конструкций, склады, административное здание и т. п. Рядом открывается заправка. Служба безопасности оценивает риски в случае возникновения пожара на АЗС и проверяет соседей. Если выясняется, что бизнес организован и ведется незаконно, соответствующие документы передаются в надзорные органы.

Организация пропускного режима

На производстве пропускной режим часто неразделим с внутриобъектовым. Они ложатся в основу системы безопасности. Что касается организации этой системы, она во многом зависит от специфики деятельности предприятия и особенностей производства.

Упомянутые режимы решают разные задачи. Внутриобъектовый условно определяет, что можно на объекте, а что нельзя. А пропускной работает по схеме «свой-чужой». Особенности функционирования режимов и масштаб контроля определяются типом режимной зоны, о которой идет речь. Всего выделяется пять категорий режимных зон. Фактическое их количество определяется спецификой производства.

0. Нулевая категория – свободное посещение.
1. Наблюдение.
2. Регистрация. Как правило, есть на любом предприятии.
3. Предусматривает строгий пропускной режим.
4. Доступ для ограниченного круга лиц (например, только руководства компании или узких специалистов).

Со степенью режимности объекта необходимо определиться до организации пропускного режима. Это одна из ключевых внутренних задач службы охраны. Разобраться в том, какая система безопасности будет наиболее эффективной, помогут специалисты ЧОПа.

Режимность на производстве

Для организации внутриобъектового, пропускного режима обычно используются:

• технические средства,
• физическая охрана,
• административные меры и ограничения.

Первые два блока обеспечивает собственная служба безопасности или частное охранное предприятие. Административные меры разрабатываются, вводятся, исполняются и контролируются силами самой производственной компании. В организации комплекса действий может помогать ЧОП или другая профильная структура.

Обеспечение режимности решает несколько важных задач. Во-первых, это предупреждение криминальных проявлений и терроризма. Во-вторых, профилактика и раннее выявление хищений, злоупотреблений, утечки коммерческой информации и пр.

Режимность может быть общей и локальной. В одном случае пропускной и внутриобъектовый режимы вводятся по всему предприятию. В другом – они действуют на отдельных участках (в лабораториях, цехах, на складах, в кассах и т. п.).

Зоны безопасности определяются с учетом конструктивных и прочих особенностей объекта. ЧОП может порекомендовать перенести режимные участки в целях ограничения доступа посторонних лиц или сотрудников, у которых нет соответствующих полномочий.

Направления охраны

Служба безопасности на предприятии организовывается для обеспечения мер активной защиты объекта и поддержания его нормального функционирования. Каждое направление имеет свои особенности.

Активная защита включает физическую охрану, которая организовывается в том числе внедрением режима пропусков. Контролируется вход-выход сотрудников, клиентов, обнаруживают и локализуют опасные ситуации, предупреждают противоправные действия, минимизируют потери при возникновении ЧС.

Обеспечение стабильного функционирования производства тоже включает физическую охрану. Ставка здесь делается на мониторинг безопасности (обходы, патрулирование территории, видеонаблюдение). Технические электронно-инженерные средства защиты используются по максимуму. Применяются также юридические меры (правила, регламенты, инструкции). В рамках реализации режимных мер проводится и проверка пропусков. Охрана также контролирует перемещение ТМЦ, использование информации (фото-, видеосъемка на объекте), ключей от помещений в разных зонах и др.

Особенности запуска

Итак, производственный объект переходит на режимность, охранные функции делегируются ЧОПу. Исполнитель организовывает службу безопасности. Предварительно руководством предприятия принимаются локальные нормативно-правовые акты, которые делают применение внутриобъектового и пропускного режима возможным. Следующий шаг к эффективной системе безопасности – разработка соответствующих регламентов. Они должны учитывать архитектуру объекта, нюансы функционирования предприятия, специфику производства, кадровый состав и многое другое.

После подготовки необходимых документов начинается работа с персоналом. Все сотрудники должны быть уведомлены о введении новых режимов. Разъяснение особенностей функционирования системы безопасности – важный момент. Его цель – минимизировать риск саботажа и внутриобъектовых нарушений.

Когда подготовительный процесс завершен, можно приступать к организации режима пропусков. Сначала на предприятии устанавливается КПП, обеспечивается технический контроль безопасности. К работе приступают охранники ЧОПа. Они контролируют перемещение автотранспорта, работников, имущества через пропускную зону. Отдельное внимание уделяется допуску посетителей. Он может осуществляться под запись в книге учета, по временным электронным пропускам, данные которых отражаются в общей системе контроля, и др.

Также на пропускном пункте охрана может осуществлять непроцессуальные действия. Например, визуальный осмотр транспорта сотрудников и посетителей, переносимого имущества.

Комплекс мер безопасности может быть расширен с учетом потребностей предприятия или изменения внешних условий (при эпидемиях и введении особых режимов в городе, регионе).

Для создания эффективной системы безопасности на объекте существует несколько рабочих кейсов. Один из них – пропускной режим. Обычно он работает вместе с внутриобъектовым режимом. Организация того и другого может осуществляться своими силами и с привлечением профильных специалистов.

Пропускной режим является частью общей системы безопасности. Он направлен на минимизацию вероятных потерь, предотвращение посягательств на материальные ценности, обеспечение производственной дисциплины и соблюдение законных интересов компании.

Организация пропускного режима – процесс специфический и достаточно сложный. Это связано с необходимостью применения технических средств и человеческих ресурсов, а также с введением запретов и ограничений, которые создают определенную социально-психологическую напряженность на отдельно взятой территории. Если речь идет об объекте, на котором такого режима не было, решение о его введении может быть воспринято сотрудниками в штыки. Сгладить острые углы в этом случае поможет адекватное информирование, поэтапное внедрение и грамотная организация режима, а также четкое следование регламенту.

Пропускной режим эффективен только тогда, когда он действует на всех уровнях. Например, введение пропусков для сотрудников при сохранении свободного передвижения транспорта работать на достижение поставленных целей не будет. Грамотная организация пропускного режима предусматривает его введение для транспорта, материальных средств, сотрудников и посетителей объекта.

Задачи пропускного режима

Пропускной режим на любом объекте решает сразу несколько задач. Во-первых, он работает на поддержание дисциплины, порядка управления и защиту интересов компании. Во-вторых, такой режим обеспечивает рациональное использование собственности и сохранение имущества. Разумеется, организация пропускного режима не является страховкой от краж со 100% покрытием. Но она существенно снижает риск.

Преследует пропускной режим и коммерческие цели. В частности, он обеспечивает повышение прибыли. Это связано и с дисциплиной на объекте, и с потенциальными возможностями злоупотреблений сотрудниками корпоративным имуществом.

Благодаря пропускному режиму также решается задача сохранения коммерческой тайны, интеллектуальной собственности. Но как монорешение этот метод малоэффективен. А вот его реализация вместе с обеспечением кибербезопасности существенно уменьшает риск утечки информации.

Пропускной режим, как было отмечено выше, должен работать во всех направлениях (сотрудники, посетители, транспорт, ТМЦ). Для реализации функций контроля необходимо создать специальные пункты. Они нужны для:

• Санкционированного прохода работников фирмы и посетителей, въезда / выезда транспорта, ввоза / вывоза продукции и материальных ценностей.
• Исключения неправомерного проникновения на территорию (в здание, на этаж, в крыло и т. п.).
• Обнаружения угроз для безопасности организации, ее сотрудников, посетителей.
• Оперативного реагирования на угрозы и обеспечения гарантий сохранения жизни, здоровья людей, целостности имущества компании при чрезвычайных ситуациях.
• Пресечения посягательств на интересы фирмы.

Для уменьшения вероятности угроз, их выявления и ликвидации сотрудники пропускных пунктов могут и должны пользоваться социально-психологическими, техническими, организационными, юридическими, экономическими и другими доступными средствами. Очевидно, что решать такие задачи должны специалисты соответствующей квалификации. Это и становится причиной организации пропускного режима с помощью ЧОПов. Заключая договор, компания получает готовый организационный кейс, созданный с учетом специфики бизнеса и особенностей объекта, а также штат специально подготовленных охранников, которые будут его реализовывать.

С чего начать

Любое нововведение на предприятии начинается с принятия соответствующего решения, разработки норм и правил, оформления локальных нормативно-правовых актов. Если пропускной режим организовывается в компании со свободным входом-выходом, практически неизбежны 3 проблемы:

1. Недовольство и сопротивление сотрудников.
2. Отсутствие квалифицированных кадров для организации и обеспечения пропускного режима.
3. Дополнительные расходы (оборудование, рабочие места, зарплаты и т. п.).

Решением первой может стать привлечение сотрудников к разработке положения о пропускном режиме. Вовлечение позволит работникам понять, для чего, как, в какие сроки вводятся новые правила, которые должны будут соблюдаться в компании.

Что касается затрат на организацию пропускного режима и найма квалифицированных кадров, минимизировать риски и снизить расходы позволит сотрудничество с профильной структурой.

Что делает ЧОП

Профессиональная организация пропускного режима позволит избежать ошибок, которые влияют на эффективность мероприятий по обеспечению безопасности. Специалисты ЧОПа, ознакомившись со структурой компании и особенностями объекта, выделят элементы, доступ к которым должен осуществляться через КПП. Также они подберут оптимальный вариант контроля с учетом суточного потока людей, ТМЦ, грузов, транспортных средств.

Специалисты определят количество участков для осуществления пропускного режима, условия доступа к закрытым и общедоступным зонам объекта, способы обеспечения безопасности в каждой зоне. Подбором квалифицированных сотрудников для каждого участка тоже займется ЧОП. Впоследствии на нем же будет реализация пропускного режима в соответствии с локальными нормативно-правовыми актами компании и действующим законодательством.

Положение о пропускном режиме и другие документы

Введение пропускного режима невозможно без соответствующего приказа руководителя компании, Положения о введении такого режима. В Правилах внутреннего трудового распорядка это тоже следует отразить.

Положение о режиме должно содержать исчерпывающую информацию о порядке входа / выхода, въезда / выезда, движения грузов и ТМЦ через КПП. Также в нем необходимо отразить используемые документы для контроля доступа и порядок их выдачи, хранения, применения, восстановления.

Обычно в компаниях с КПП используются постоянные, временные и разовые пропуска. Они могут быть бумажными и электронными. Постоянные выдаются сотрудникам. Временные получают, например, инспекторы, которые проводят проверку на территории налогоплательщика. А разовые пропуска предназначены для посетителей. Также компания может использовать разрешительные документы на вывоз / вынос материальных ценностей. Они, как и разовые пропуска, изымаются на КПП.

Оснащение пропускных пунктов

Реализация пропускного режима предусматривает оборудование КПП. Контрольно-пропускные пункты нужны для досмотра грузов и транспорта, проверки пропусков, документов на материальные ценности и т. п. Эффективность КПП во многом зависит от оснащения.

Минимизировать риски и повысить безопасность позволяет соблюдение трех простых правил. Первое и главное – оснащение пункта средствами, которые исключают несанкционированное проникновение и выход / выезд. Второе – автоматизация рутинных процессов. Контроль должен осуществляться быстро и точно. И третье – безопасность сотрудников КПП.

Особое внимание рекомендуется уделять техническим средствам на пропускном пункте. Это могут быть внутренние телефоны быстрой связи, тревожные кнопки, видеонаблюдение и т. п. Что касается зоны входа / въезда, здесь уместны турникеты, шлагбаумы и другие системы с фиксирующими механизмами.

Типичные ошибки

Организация пропускного режима не терпит формального, утилитарного подхода. Важно учитывать специфику бизнеса и конкретного объекта, наличие проблем с безопасностью и особенности работы компании. Организация режима по готовой схеме, положению, скачанному из интернета, – не лучшая идея. То же самое касается привлечения к работе на КПП неспециалистов.

Пропускной режим, не учитывающий специфику бизнеса и объекта, неэффективен. Он не решает ключевые задачи по безопасности и защите интересов компании. Непрофессионалы на КПП могут совершать ошибки. Например, проводить осмотр имущества в условиях, противоречащих действующему законодательству, или устраивать вместо осмотра досмотр. Такие ошибки дорого обходятся бизнесу. Если же на КПП дежурят опытные сотрудники частного охранного предприятия, ответственность по договору несет исполнитель.

Пропускной режим может меняться в зависимости от потребностей компании, внешней обстановки, смены порядка использования объекта. Своевременно отражайте изменения в локальных нормативно-правовых документах и уведомляйте сотрудников под роспись.

Если пропускной режим вводится впервые, обращайтесь в ЧОП. Специалисты возьмут на себя административные функции, оборудование КПП и организацию их работы с соблюдением действующего законодательства и внутренних норм, утвержденных компанией.

Информационно-аналитический портал Chop.Moscow уже совсем скоро начнет готовить традиционный рейтинг лучших столичных ЧОПов и ЧОО 2020 года. Перед этим наша команда решила провести независимое исследование цен на частную охрану объектов в Москве. Все полученные результаты обязательно будут учтены при формировании нового рейтинга ЧОПов.

Мы не будем разбирать каждую частную охранную компанию по отдельности и разглашать конкретные сведения о ней, при этом поделимся с вами некоторыми интересными фактами и статистическими данными. Надеемся, что статья будет полезна фирмам, которые ищут охрану, а также поможет самим ЧОПам стать более ответственными и внимательными к своим потенциальным клиентам.

Суть исследования

Участниками исследования цен охраны объектов стали пятьдесят ЧОПов, которые фигурируют в рейтинге лучших охранных фирм 2019 года, составленном интернет-порталом Chop.Moscow.

Для топ-50 компаний был подготовлен и отправлен с пометкой «срочно» запрос цены физической охраны. В качестве придуманного объекта, которому необходимо обеспечение безопасности, мы выбрали небольшой магазин продуктов и бытовой химии. ЧОПам была прислана подробная информация об универмаге и желаемой охране, чтобы при расчете стоимости и составлении коммерческого предложения у них не возникало ряда дополнительных вопросов и ответ на запрос занял минимальное количество времени.

Среди дополнительных сведений было отмечено, что магазин оборудован тревожной кнопкой, есть видеонаблюдение в торговом зале. Пультовая охрана и установка других технических средств не рассматривалась.

Мы не указывали никакие телефоны универмага, упоминалось только имя сотрудника и его e-mail. По задумке нашего исследования, все нюансы должны были обсуждаться только после оперативного получения КП.

Запрос на расчет цены охраны отправлялся двумя способами: по электронной почте и/или через форму обратной связи на официальном сайте ЧОПа.

Что же предложили 50 частных охранных предприятий по заданным критериям? Прежде чем ответить на этот вопрос, давайте узнаем, какую обратную связь мы получили.

Статистика ответов

Полученные результаты нас сильно удивили, ведь на запрос отреагировали далеко не все. Из 50 топовых охранных предприятий ответил только 31 ЧОП – 62%. И это несмотря на то, что через некоторое время после первичного запроса был отправлен повторный запрос.

Удивительно, но среди компаний нашлась и такая, у которой не работала ни электронная почта (ошибка «письмо отправлено на несуществующий адрес»), ни форма обратной связи (не активна кнопка «отправить»).

В условиях высокой конкуренции частных охранных структур Москвы игнорирование писем потенциальных клиентов не допустимо.

Анализ ответов охранных предприятий

Дальнейшее исследование будет касаться только тех ЧОПов, которые ответили на запрос (31 фирма). Что нас интересовало больше всего? Организация системы первичного взаимодействия с потенциальным клиентом: скорость и качество ответа на запрос, оформление коммерческого предложения, дополнительная информация от компании, предложенные условия сотрудничества и, конечно, цена охраны.

Скорость ответа / расчета цены

67,7% охранных организаций прислали ответ в течение суток. Такая скорость приятно удивила, однако не у всех ЧОПов оперативность сочеталась с качеством.

Все долгие ответы, которые заняли больше 100 часов, были получены после вторичного запроса. Одной из этих компаний понадобилось более недели для составления коммерческого предложения по нашему запросу.

Оформление коммерческого предложения

Грамотно оформленное коммерческое предложение, отправленное в ответ на конкретный запрос, – очень важный этап для совершения успешной сделки. Фактически это реклама услуги ЧОПа по просьбе самого потенциального клиента.

Продажа с помощью только текста, присланного в теле письма, работает далеко не всегда. Наиболее удачным форматом оформления коммерческого предложения является PDF. Такой вариант исполнения КП имеет множество преимуществ:

• Презентабельный внешний вид, подчеркивающий фирменный стиль компании, индивидуальность и серьезность предложения на оказание охранных услуг.
• Широкие возможности дизайнерских решений.
• Удобно читать текст, информация легко воспринимается.
• Возможность внедрять в один PDF-документ различную дополнительную информацию, не добавляя ее отдельными файлами в письмо: например, презентацию о компании, лицензии, благодарности и пр.

Коммерческие предложения в форматах .doc и .docx, на наш взгляд, смотрятся посредственно. Такие документы открываются сразу для возможности редактирования, поэтому зачастую выглядят черновиками. Также в текстовом формате легко может сдвинуться оформление – шапка фирменного бланка, картинки, графики, фотографии и пр. Все это не придает солидности охранной организации, тем более что перевести файл из .doc в .pdf можно буквально за пару минут.

В каком виде прислали свои предложения ЧОПы, участвующие в нашем исследовании?

Цена физической охраны

В результате исследования мы посчитали среднюю стоимость физической охраны универмага с учетом критериев, которые были обозначены в начале статьи. Если заданные условия для расчета вам подходят, думаем, что тарифы на обеспечение безопасности таких небольших объектов, как магазины, рестораны, кафе, офисы, салоны красоты и т. п., будут примерно сопоставимы с предложенными. Из полученных данных средняя цена лицензированного охранника ЧОПа составила 108 104 руб. в месяц. Это 295 руб. за один час рабочего времени.

Отметим, что некоторые компании работают с НДС (20%), однако большинство фирм применяет упрощенную систему налогообложения (УСН).

Ошибки при составлении КП

Многие ошибки частных охранных предприятий были описаны выше. Однако во время исследования и изучения коммерческих предложений мы столкнулись и с другими интересными фактами, некоторыми из которых поделимся здесь.

1. Высылали запрос одному ЧОПу, а получили ответ от ЧОПа с совершенно другим названием без какого-либо пояснения ситуации. Такое было не один раз. Не путайте потенциальных заказчиков, рассказывайте о составе группы компаний, аффилированной структуре, сотрудничестве с какой-либо фирмой и пр.
2. Некоторые компании так перегрузили нас информацией, что пришлось долго разбираться в pdf-, doc-, jpg- и даже zip-файлах с лицензиями, презентациями, благодарностями и самими коммерческими предложениями. Думаете, что потенциальный клиент будет все это так же увлеченно изучать, как и мы?
3. Один ЧОП прислал 5 криво отсканированных пдф-файлов, каждый из которых содержал одну страницу КП.
4. Некоторые компании считают нормальным присылать письмо, к которому прикреплен файл с коммерческим предложением, но нет никаких фраз в теле письма типа «Добрый день… Высылаем Вам КП…» и т. п.
5. Один из ЧОПов задал нам ряд уточняющих вопросов, на которые получил ответы. После этого диалога не было. Повторный запрос также был проигнорирован.
6. Были компании, которые в первом КП прислали цену охраны не по нашему запросу, ошибочно рассчитав круглосуточный пост, вахтовый метод и др.
7. Один ЧОП прислал КП, в котором указал лишь стоимость одного часа работы сотрудника. Пришлось самим рассчитывать цену услуги охраны исходя из присланных данных.

Результаты исследования

На наш взгляд, из тридцати одного ЧОПа система первичного взаимодействия с потенциальными клиентами отлично организована всего у трех. Эти компании не только оперативно отреагировали на запрос, но и ответственно подошли к составлению коммерческого предложения. В качественно оформленном КП были подробно расписаны условия сотрудничества, что включено в предлагаемую услугу, что входит в обязанности охранника, проиллюстрированы варианты формы и возможное оснащение, презентована сама компания и т. п.

По результатам исследования среди хорошо презентовавших себя ЧОПов отметим «АН-Секьюрити», «Бастион», «Легис», «Спецохрана», «Альфа-Командор», «Русские Витязи», «Альфа-Легион».